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Aktivitäten

Im Modul Aktivitäten dokumentieren Sie E-Mails, Telefonate, Meetings und Notizen rund um Projekte und Kontakte.

Aktivitätenliste

  • Spalten: Typ, Titel, zugehöriges Projekt, Schlagwörter und Datum.
  • Filter:
  • Volltextsuche über Titel, Projekt und Beschreibung.
  • Typ-Auswahl (E-Mail, Anruf, Meeting, Notiz).
  • Schlagwortfilter zur Eingrenzung nach Tags.
  • Sortierung: Standardmäßig nach Datum (neueste zuerst). Ein Klick auf den Spaltentitel ändert die Sortierreihenfolge.
  • Paginierung: Blättern Sie zwischen den Seiten und stellen Sie die Seitengröße ein.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht.

Detailansicht

Die Detailseite zeigt:

  • Typ, Titel, Projektzuordnung, Datum/Uhrzeit.
  • Beschreibung bzw. E-Mail-Inhalt.
  • Sichtbarkeit (Rollen, die die Aktivität sehen dürfen).
  • Schlagwörter und verknüpfte Kontakte.

Wenn es sich um eine importierte E-Mail handelt, können zusätzliche Metadaten eingeblendet werden. Über Bearbeiten gelangen Sie in das Bearbeitungsformular (sofern berechtigt).

Aktivität anlegen oder bearbeiten

  1. Öffnen Sie das +-Menü in der Kopfzeile und wählen Sie Neue Aktivität, oder klicken Sie in der Detailansicht auf Bearbeiten.
  2. Wählen Sie den Typ (E-Mail, Dokument, Anruf, Meeting, Notiz).
  3. Geben Sie Titel, optional Beschreibung, Projekt und Datum an.
  4. Legen Sie fest, welche Rollen die Aktivität sehen dürfen (Sichtbarkeit).
  5. Optional ergänzen Sie Schlagwörter und verknüpfen Kontakte über die Autovervollständigung.
  6. Speichern Sie die Aktivität. Neue Einträge öffnen sich anschließend im Detailmodus.

Beim Bearbeiten von importierten E-Mails sind Typ, Titel und Projektauswahl gesperrt, um den ursprünglichen Kontext zu bewahren.

E-Mail oder Dokument aus Aktivität erzeugen

Über die Schaltfläche Inhalt generieren (im Formular) können Sie auf Basis der Beschreibung automatisch:

  • einen E-Mail-Entwurf erstellen (öffnet Ihr Standard-Mailprogramm mit vorausgefüllten Empfängern und Text), oder
  • ein Dokument in SharePoint erzeugen (wird in einem neuen Tab geöffnet).

Voraussetzungen:

  • Es müssen mindestens ein Kontakt und eine Beschreibung ausgewählt sein.
  • Die Option ist nur für die Typen E-Mail und Dokument relevant.

Fehler & Hinweise

  • Aktivitäten konnten nicht geladen werden: Prüfen Sie Berechtigungen oder starten Sie die Seite neu.
  • Fehlermeldungen beim Speichern erscheinen als Snackbar. Korrigieren Sie die markierten Felder und versuchen Sie es erneut.