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Projekte

Das Modul Projekte ist der zentrale Einstiegspunkt für die Verwaltung laufender und geplanter Vorhaben.

Projektliste

Die Liste zeigt alle Projekte, für die Sie eine Leseberechtigung besitzen.

Spalten

  • Nummer (Kürzel): Offizielle Projektnummer im Format YYYSSNNN sowie optionales Kürzel.
  • Name: Projektbezeichnung (Tooltip zeigt den vollständigen Namen).
  • Bauherr: Firma oder Hauptkontakt auf Auftraggeberseite.
  • Projektleiter: Zuordnung der verantwortlichen Person.
  • Status: Wird als farbiger Badge dargestellt (Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Archiviert, Abgelehnt).

Filter und Suche

  • Volltextsuche: Durchsucht Nummer, Kürzel und Name (mindestens zwei Zeichen empfohlen).
  • Statusfilter: Dropdown zur Auswahl einzelner Statuswerte oder "Alle".
  • Filter zurücksetzen: Entfernt mit einem Klick alle Eingaben.

Die Liste aktualisiert sich automatisch, sobald Sie Suchbegriffe oder Filter ändern. Über die Paginierung unten wechseln Sie zwischen den Seiten und passen die Seitengröße (5 – 50 Einträge) an.

!!! warning "Fehler beim Laden" Erscheint die Meldung "Die Projekte konnten nicht geladen werden", prüfen Sie zunächst Ihre Internetverbindung und klicken Sie anschließend auf Erneut versuchen.

  • Zeile anklicken: Öffnet die Detailansicht eines Projekts.
  • Bearbeiten: Nach dem Öffnen des Projekts finden Sie oben rechts den Button Bearbeiten (berechtigungsabhängig).
  • Neues Projekt: Nutzen Sie das +-Symbol in der oberen Werkzeugleiste (Create-Menü) und wählen Sie Neues Projekt. Nach dem Speichern wechselt Newton automatisch zur Detailansicht.

Projekt anlegen

  1. Klicken Sie auf das + in der oberen Toolbar und wählen Sie Neues Projekt.
  2. Füllen Sie die Pflichtfelder Name und Status aus.
  3. Optional können Sie Schlagwörter hinzufügen. Bereits verwendete Begriffe erscheinen als Vorschlagsliste.
  4. Speichern Sie mit Erstellen. Bei Erfolg erscheint eine Bestätigung, anschließend öffnet sich die Detailseite.

Projekt bearbeiten

  1. Öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Im Formular können Sie folgende Angaben anpassen:
  3. Name (3–200 Zeichen)
  4. Kürzel (max. 12 Zeichen)
  5. Status
  6. Schlagwörter (hinzufügen oder entfernen)
  7. Speichern Sie mit Speichern. Newton bestätigt die Aktualisierung per Snackbar und führt zurück zur Detailansicht.

Detailansicht

Die Detailseite gliedert sich in Tabs. Einige Funktionen erscheinen nur, wenn Sie über die nötigen Rechte verfügen.

Tab "Übersicht"

  • Kopfbereich: Zeigt Name, Projektstatus, Projektnummer und optionales Kürzel.
  • Projektleiter: Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die verantwortliche Person auszuwählen oder zu ändern.
  • Auftraggeber & Bauherr: Verknüpfen oder ändern Sie Kontakte über die Stiftsymbole. Kontakte lassen sich aus dem Bestand auswählen oder neu anlegen.
  • Weitere Kontakte: Öffnen Sie Kontakte verwalten, um zusätzliche Rollen (z. B. Architekt, Behörde) zuzuweisen.
  • Schlagwörter: Zeigt hinterlegte Keywords an.
  • Erstellt / Zuletzt aktualisiert: Zeitstempel zu Nachvollziehbarkeit.

Klickbare Kontakte und Benutzer öffnen Detaildialoge mit den wichtigsten Stammdaten.

Tab "Aktivitäten"

  • Listet alle Aktivitäten zum Projekt (E-Mail, Anruf, Meeting, Notiz).
  • Jeder Eintrag zeigt Typ, Titel, Datum/Uhrzeit und Beschreibung.
  • Über den Link Aktivitätstitel gelangen Sie zur vollständigen Aktivitätsansicht.

Tab "Zeiterfassung"

  • Stellt alle erfassten Zeiten zu diesem Projekt dar.
  • Spalten: Benutzer, Datum, gerundete Minuten, Kommentar.
  • Verfügen Sie nicht über die Berechtigung, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Tab "Arbeitspakete"

  • Zeigt alle Arbeitspakete mitsamt Status, Fortschritt und enthaltenen Aufgaben.
  • Vorlage kopieren: Übernimmt vordefinierte Pakete aus der Vorlagenverwaltung in das aktuelle Projekt.
  • Arbeitspaket bearbeiten/löschen: Kontextmenü in der jeweiligen Karte.
  • Aufgabe hinzufügen: Erstellt Aufgaben innerhalb des ausgewählten Pakets.
  • Aufgabe bearbeiten/löschen: Über die Drei-Punkte-Aktion in jeder Aufgabe.
  • Teammitglieder lassen sich per Dialog zuweisen; Newton informiert über erfolgreiche Aktionen.

Tab "Aufgaben"

  • Enthält Aufgaben, die keinem Arbeitspaket zugeordnet sind (sogenannte "Standalone-Aufgaben").
  • Sie können Aufgaben hinzufügen, bearbeiten oder löschen (abhängig von der Berechtigung).
  • Farbliche Markierungen signalisieren Status und Wichtigkeit.

Tab "Dokumente"

  • Visualisiert die SharePoint-Projektstruktur als Baum.
  • Ordnerauswahl: Wählen Sie links den Zielordner (z. B. 01_Quotes, 04_Invoices).
  • Dateien hochladen: Button Dateien hochladen oder per Drag & Drop direkt auf einen Unterordner ziehen.
  • Konfliktverhalten: Wählen Sie vor dem Upload, ob Dateien ersetzt, umbenannt oder abgebrochen werden sollen.
  • Download: Klick auf das Download-Icon lädt eine Datei auf Ihren PC.
  • Löschen: Papierkorb-Icon (nur mit Bearbeitungsrecht). Newton fragt vor dem Löschen nach einer Bestätigung.
  • Ordner öffnen: Klick auf den Ordnernamen öffnet den SharePoint-Ordner in einem neuen Browser-Tab.

!!! note "Rechte" Nur Management- und BackOffice-Rollen dürfen Dokumente hochladen oder löschen. Ohne Berechtigung ist der Upload-Button deaktiviert.

Kontaktverwaltung innerhalb eines Projekts

Der Dialog Kontakte verwalten bietet zwei Registerkarten:

  1. Bestehenden Kontakt zuordnen: Suche nach Namen, Firma oder E-Mail; Rolle wählen und hinzufügen.
  2. Neuen Kontakt anlegen: Kontaktdaten erfassen und direkt mit Rolle ins Projekt übernehmen.

Für Auftraggeber oder Bauherrn aktualisiert Newton den Hauptkontakt des Projekts. Für weitere Rollen legt das System zusätzliche Zuordnungen an.

Projektmanager festlegen

  • Öffnen Sie die Übersicht und klicken Sie auf das Stiftsymbol neben Projektleiter.
  • Wählen Sie eine Person aus der Liste der verfügbaren Benutzerinnen und Benutzer.
  • Speichern Sie die Auswahl. Der Name erscheint sofort in der Übersicht und in der Projektliste.

Fehlermeldungen & Hinweise

  • Projekt nicht gefunden: Entweder existiert die ID nicht oder Ihnen fehlen Rechte. Nutzen Sie Zurück zu Projekten, um zur Liste zu gelangen.
  • Operation fehlgeschlagen: Newton zeigt eine konkrete Snackbar-Meldung an (z. B. "Aufgabe konnte nicht gelöscht werden"). Wiederholen Sie den Vorgang oder wenden Sie sich an den Support.

Mit diesen Funktionen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Projekte und steuern Inhalte zentral an einem Ort.